Jakie przepisy prawne musi znać księgowa?

Księgowa w Polsce musi biegle poruszać się w kilku kluczowych aktach prawnych: ustawa o rachunkowości, ustawy o podatkach dochodowych (PIT, CIT), ustawa o VAT, Ordynacja podatkowa, prawo pracy i ubezpieczenia społeczne (Kodeks pracy, ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych), a także przepisy o AML, RODO i regulacje branżowe (np. o kasach fiskalnych, akcyzie, cenach transferowych). Niżej znajdziesz praktyczne omówienie, czego konkretnie wymaga każdy z obszarów i jakie ryzyka grożą przy ich naruszeniu.

Przeczytaj również: Okucia dachowe

Ustawa o rachunkowości – fundament sprawozdawczości i polityki rachunkowej

Ustawa o rachunkowości określa, kto i kiedy prowadzi księgi, jak sporządza się sprawozdania finansowe oraz jakie są zasady wyceny i inwentaryzacji. Księgowa musi znać pojęcia: zasada memoriału, współmierności, istotności, kontynuacji działalności, a także umieć wdrożyć politykę rachunkowości dostosowaną do profilu firmy. Znajomość wzorów sprawozdań (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa) oraz e-sprawozdań (JPK_SF) jest obowiązkowa.

Przeczytaj również: Radca prawny w Warszawie - w czym może pomóc?

Praktyka: poprawne przypisanie momentu ujęcia kosztu (np. rozliczenia międzyokresowe) lub wybór metody amortyzacji wpływają na wynik finansowy i wiarygodność raportów. Błędy przy inwentaryzacji, nieudokumentowane zapasy czy nieuzgodnione salda to ryzyko zarzutów naruszenia dyscypliny finansów.

Przeczytaj również: Kogo w Katowicach można zatrudnić do wyceny firm?

Podatki dochodowe PIT i CIT – przychody, koszty i zaliczki

Księgowa musi rozumieć różnice między PIT (osoby fizyczne) a CIT (spółki), zasady kwalifikacji przychodu i kosztu, moment powstania przychodu (metoda memoriałowa vs. kasowa dla wybranych działalności), limity i wyłączenia kosztowe (np. reprezentacja, samochody osobowe, koszty finansowania dłużnego), a także preferencje (ulga B+R, IP Box, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych).

Do obowiązków należy prawidłowe wyliczanie zaliczek na podatek, rozpoznawanie różnic kursowych, podziału kosztów pośrednich i bezpośrednich, a także ewidencja środków trwałych i WNiP wraz z amortyzacją. W spółkach – kontrola ukrytej dywidendy, minimalnego podatku dochodowego (jeśli obowiązuje) oraz zasad korekt cen transferowych.

VAT – rozliczenia, JPK i transakcje międzynarodowe

Ustawa o podatku od towarów i usług wymaga precyzyjnej kwalifikacji czynności opodatkowanych, zwolnionych i niepodlegających. Księgowa musi znać stawki VAT, zasady odliczeń (proporcja, prewspółczynnik), terminy i tryb korygowania faktur, a także raportowanie JPK_V7 wraz z oznaczeniami (GTU, procedury).

W obrocie unijnym i międzynarodowym dochodzą WDT/WNT, eksport/import, transakcje łańcuchowe i magazyny typu call-off stock. Błędna identyfikacja miejsca opodatkowania lub warunków stawki 0% generuje sankcje. Księgowa powinna także monitorować białą listę, MPP (split payment) oraz weryfikację kontrahentów (np. VAT UE).

Ordynacja podatkowa i procedury – terminy, interpretacje, odpowiedzialność

Ordynacja podatkowa reguluje ogólne zasady prawa podatkowego: przedawnienie, odsetki, czynny żal, ulgi w spłacie, pełnomocnictwa (UPL-1, PPS-1), kontrolę i postępowania. Księgowa musi pilnować terminów deklaracji i plików JPK, umieć złożyć korektę i przygotować dokumentację dla organów.

Znajomość zasad odpowiedzialności (w tym karnoskarbowej) pozwala ograniczać ryzyko zarządu i samej księgowej. Ważna jest też praktyka zabezpieczania stanowiska: wnioski o interpretacje indywidualne, noty wyjaśniające, protokoły uzgodnień.

Prawo pracy, ZUS i płace – obowiązki płatnika i dokumentacja

Księgowa obsługująca kadry i płace powinna znać Kodeks pracy, ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawę o świadczeniach chorobowych oraz przepisy o PPK. Do codziennych zadań należy prawidłowe naliczanie wynagrodzeń, urlopów, zasiłków, potrąceń, a także zgłoszenia i rozliczenia w ZUS, PUE oraz kalkulacja zaliczek na PIT-4 i PIT-11.

Istotne są też umowy cywilnoprawne (zlecenie, o dzieło), zbiegi tytułów do ubezpieczeń, minimalne wynagrodzenie, dodatki, ewidencja czasu pracy, a przy cudzoziemcach – legalność pracy i właściwe opodatkowanie. Błędy obciążają pracodawcę odsetkami i karami PIP/ZUS.

RODO i bezpieczeństwo danych – przetwarzanie informacji księgowych

Księgowa przetwarza dane osobowe pracowników, klientów i kontrahentów, dlatego musi stosować RODO: podstawy prawne przetwarzania, umowy powierzenia, rejestry czynności, minimalizację danych, terminy retencji, szyfrowanie oraz procedury naruszeń. W praktyce oznacza to np. bezpieczne przekazywanie JPK, kontrolę dostępu i pseudonimizację raportów.

AML i przeciwdziałanie praniu pieniędzy – identyfikacja ryzyka klienta

Biura rachunkowe są często instytucjami obowiązanymi w rozumieniu ustawy AML. Księgowa powinna wdrożyć ocenę ryzyka, KYC, identyfikację beneficjenta rzeczywistego, monitoring transakcji, szkolenia oraz procedury zgłaszania do GIIF. Niespełnienie wymogów grozi wysokimi karami administracyjnymi.

Kasy fiskalne, akcyza i inne regulacje branżowe

W wielu branżach konieczna jest znajomość przepisów o kasach fiskalnych online, e-paragonach, zwolnieniach z ewidencjonowania oraz raportowaniu CRK. W sektorach objętych akcyzą księgowa musi znać zakres wyrobów akcyzowych, dokumentację EMCS i stawki. W działalności e-commerce – przepisy OSS/IOSS, geoblokowanie, rękojmia i zwroty.

Ceny transferowe i MDR – dokumentacja i raportowanie schematów

Przy transakcjach między podmiotami powiązanymi księgowa powinna identyfikować obowiązek dokumentacji cen transferowych (TPR, lokalna dokumentacja, analiza benchmarkowa) oraz progi materialności. Dodatkowo, znajomość przepisów MDR umożliwia rozpoznanie i raportowanie schematów podatkowych, gdy występują uzgodnienia o cechach szczególnych.

Spółki i rejestry – KSH, umowy, beneficjent rzeczywisty

Dla obsługi spółek przydaje się znajomość Kodeksu spółek handlowych (uchwały, dywidendy, dopłaty, pokrycie straty, obowiązki zarządu), wymogów KRS, CRBR oraz zasad elektronicznej komunikacji z sądami rejestrowymi. Ma to wpływ na prawidłowość księgowań kapitałów, wypłat wspólnikom i ujawnień w sprawozdaniach.

Terminy, archiwizacja i elektroniczna sprawozdawczość

Księgowa musi pilnować kalendarza: terminy JPK_V7, zaliczek PIT/CIT, ZUS, sprawozdań finansowych (sporządzenie, zatwierdzenie, złożenie), a w razie potrzeby – MZ, GUS, NBP. Równie ważna jest archiwizacja dokumentów (okresy przechowywania, forma elektroniczna, integralność i czytelność) oraz podpisy kwalifikowane/profil zaufany przy e-sprawozdaniach.

Gdzie szukać aktualizacji i wsparcia – praktyczne źródła

Prawo podatkowe zmienia się często. Księgowa powinna systematycznie śledzić Dziennik Ustaw, objaśnienia MF, interpretacje KIS, orzecznictwo sądów, a także aktualizacje systemów finansowo-księgowych. W praktyce wiele firm korzysta z outsourcingu lub konsultacji z doświadczonym biurem rachunkowym. Jeśli potrzebujesz pewności, że Twoje rozliczenia, prowadzenie ksiąg rachunkowych i rozliczanie VAT są zgodne z przepisami, rozważ współpracę z ekspertami – sprawdź profesjonalne usługi księgowo-finansowe Policzone.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

• Mylenie momentu powstania przychodu i obowiązku VAT – rozwiązanie: harmonogram zdarzeń gospodarczych, checklista dowodów.
• Nieprawidłowe odliczenia VAT (proporcja, samochody) – rozwiązanie: polityka VAT i regularne przeglądy.
• Brak lub spóźnione korekty JPK – rozwiązanie: procedura korekt i monitorowanie komunikatów KSeF/JPK.
• Niedoszacowanie rezerw i RMK – rozwiązanie: kwartalne przeglądy bilansu i not objaśniających.
• Luki w RODO/AML – rozwiązanie: aktualne procedury, szkolenia i testy zgodności.

Praktyczny mini-poradnik wdrożeniowy dla księgowej

• Ustal politykę rachunkowości i politykę VAT, podpisaną przez kierownictwo.
• Stwórz kalendarz podatkowo-sprawozdawczy z przypomnieniami i planem korekt.
• Wdroż JPK i obieg dokumentów z kontrolą merytoryczną i formalną.
• Przeprowadź przegląd umów pod kątem podatków i ZUS, w tym cudzoziemców.
• Udokumentuj procedury RODO i AML, w tym rejestry i szkolenia.

Znajomość powyższych przepisów i procedur to nie tylko teoria. To codzienna praktyka, która chroni firmę przed sankcjami i buduje zaufanie klientów. Dobrze zaprojektowane procesy sprawiają, że rozliczenia są powtarzalne, terminowe i bezpieczne – a biznes może skupić się na wzroście.